Finanzordnung


 

Finanzordnung des Ring der Arbeitsmarktdienstleister e.V.
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§ 1 Grundsätze der Finanzwirtschaft des Berufsverbandes Ring der Arbeitsmarktdienstleister e. V.
Die materiellen und finanziellen Mittel des Berufsverbandes RdA e.V., im folgenden Verband genannt, sind mit einer hohen Effektivität zielgerichtet zur Erfüllung der jährlichen Aufgaben des Verbandes und seiner Organe einzusetzen. Bei der Verwendung der finanziellen Mittel ist die Einhaltung der Grundsätze von Sparsamkeit, Ordnung, Sicherheit und Disziplin im Zahlungsverkehr zu gewährleisten.
 
§2 Haushaltsplan
1. Der Haushaltsplan ist die Grundlage für die Finanzwirtschaft des Verbandes.
2. Der Haushaltsplan umfasst alle geplanten Einnahmen und Ausgaben.
3. Der Haushaltsplan ist für ein Geschäftsjahr vom Schatzmeister aufzustellen und vom Bundesvorstand zu bestätigen und zu genehmigen.
4. Die Finanzierung der Aufgaben des Verbandes und seiner Organe erfolgt auf der Grundlage des jährlichen Haushaltsplanes.
5. Für den Fall der Notwendigkeit eines Nachtragshaushaltsplanes ist dieser vom Schatzmeister aufzustellen und vom erweiterten Bundesvorstand zu genehmigen und zu bestätigen.
6. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
 
§ 3 Kassenverwaltung
1. Die Kassengeschäfte des Verbandes führt der/die Schatzmeister/in. Zur Entlastung des/r Schatzmeisters/in kann ein/e Kassenleiter/in eingesetzt werden. Der/die Schatzmeister/in ist für die Kontrolle verantwortlich.
2. Die Kasse des Verbandes ist die einzige einnehmende und auszahlende Stelle. Andere Organe des Verbandes sind nicht berechtigt, für den Verband Zahlungen entgegenzunehmen oder zu verlangen. Die Landesverbände organisieren ihre Finanzwirtschaft (z.B. Ausgaben für Gemeinschaftswerbung, Teilnahmen an Messen oder Ausstellungen, Mitgliedschaften in anderen Verbänden und Organisationen auf Landesebene o.ä.) gemeinsam mit dem/der Schatzmeister/in.
3. Für das Bankkonto des Verbandes sind im Rahmen des Haushaltsplanes zeichnungsberechtigt:
o der/die Bundesvorsitzende
o der/die stellvertretende/r Bundesvorsitzende
o der/die Schatzmeister/in
4. Durch den Bundesvorstand können bei Notwendigkeit und nach entsprechender Beschlussfassung mit Zweidrittelmehrheit weitere Zeichnungsberechtigte beauftragt werden.
5. Über alle Einnahmen und Ausgaben sind ordnungsgemäße Zahlungsbelege zu fertigen und in der (Buchhaltung) lückenlos nachzuweisen und aufzubewahren. Die Zahlungsbelege müssen mit dem Vermerk "Sachlich richtig und festgestellt " unterzeichnet sein. Durch den/die Schatzmeister/in sind sämtliche Einnahme und Ausgabebelege (inhaltlich und rechnerisch) auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Die Ausgabebelege sind vom Schatzmeister/in oder den weiteren Zeichnungsberechtigten im Zahlungsverkehr mit Unterschrift und Datum zur Zahlung anzuweisen. Ohne den Vermerk " zur Zahlung angewiesen " dürfen keine Zahlungen veranlasst werden.
6. Von allen Beitragseinnahmen des Verbandes ist den Landesverbänden ein fester Anteil zur Finanzierung der Arbeit der Landesverbände zur Verfügung zu stellen. Die Aufnahmegebühr neuer Mitglieder bleibt dabei unberücksichtigt – diese steht ausschließlich dem Verband zur Verfügung. Der Anteil der Landesverbände beträgt 25 % der zum Zeitpunkt der Anforderung von den Landesverbandsmitgliedern tatsächlich eingezahlten Beiträge und ist im Haushaltsplan des Verbandes zu berücksichtigen und vom Schatzmeister zu kalkulieren. Vor einer Auszahlung von Mitteln an die Landesverbände sind generell zunächst die Ausgaben des Verbandes zu bestreiten. Sind keine Auszahlungen an die Landesverbände möglich, sind die Landesvorstände vom Schatzmeister/in umgehend zu informieren. Der Mittelabruf erfolgt durch die jeweiligen Landesvorstände und wird vom Schatzmeister des Verbandes überwacht. Die Landesverbände beschließen die Verwendung der für sie vorgesehen Mittel selbst. Sie müssen als Kosten für den Verband geltend gemacht werden können. Ein entsprechender Beschluss des Landesverbandes in Verbindung mit einem auf den Verband ausgestellten Beleg dient dabei für den/die Schatzmeister/in als Auszahlungsauftrag. Werden Landesverbandsmittel im Laufe eines Geschäftsjahres nicht oder nicht vollständig durch einen Landesverband aufgebraucht oder verwendet, so ist eine Übertragung dieser Mittel in das folgende Geschäftsjahr möglich. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Antragstellung des jeweiligen Landesvorstandes an den Bundesvorstand bis spätestens einen Monat vor Ende des laufenden Haushaltsjahres, zur Übertragung der Mittel in das nächste Haushaltsjahr. Erfolgt eine solche Antragstellung nicht, verfallen die nicht übertragenen Mittel des abgelaufenen Haushaltsjahres für den Landesverband und fallen der ausschließlichen Verwendung durch den Bundesverband zu.
7. Die Landesverbände sind berechtigt, zur Finanzierung landesinterner Maßnahmen Zusatzbeiträge oder Sonderbeiträge von den Landesverbandsmitgliedern zu erheben, soweit dies durch den Landesverband oder durch den Landesvorstand mehrheitlich beschlossen und mit dem Bundesvorstand abgestimmt wurde. Die Erhebung und Verwaltung solcher Zusatz- oder Sonderbeiträge erfolgt durch den/die Schatzmeister/in des Verbandes, welcher auch für diese Beiträge alleinige erhebende und auszahlende Stelle ist. Die Mittelverwendung ist zweckgebunden und obliegt allein der Entscheidung der jeweiligen Landesverbände. Der/die Schatzmeister/in hat solche Zusatz- oder Sonderbeiträge auf separaten Unterkonten zu buchen und zu verwalten und den Landesverbänden auf Anforderung den Kontostand bzw. den verfügbaren Mittelrahmen solcher Landesmittel mitzuteilen.
 
§ 4 Rechtsverbindlichkeit
1. Verträge, die den Verband auch finanziell belasten oder belasten könnten, dürfen nur auf der Grundlage und im Rahmen eines bestätigten Haushaltsplanes und nach entsprechender Beschlussfassung mit Zweidrittelmehrheit durch den Bundesvorstand abgeschlossen werden.
2. Weitere notwendige Verträge, die im Rahmen des bestätigten Haushaltsplanes liegen und die zur Erfüllung der verbands- und verwaltungstechnischen Aufgaben erforderlich sind, können vom Schatzmeister und vom Bundesvorsitzenden gemeinsam abgeschlossen werden.
3. Bei Rechtsgeschäften, die den Erwerb, die Veräußerung oder die Belastung von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten, den Abschluss von Pacht- oder Mietverträgen oder die Begründung von schuldrechtlichen Verpflichtungen in Höhe von mehr als 5.000,00 € zum Gegenstand haben, wird der Verband durch die/den Bundesvorsitzende/n oder seine(n)/ihre(n) Stellvertreter/in, jedoch jeweils nur zusammen mit dem /der Schatzmeister/in vertreten. Solcherlei Rechtsgeschäfte sind jedoch nur nach entsprechender Beschlussfassung des Bundesvorstandes mit Zweidrittelmehrheit erlaubt.
4. Über die Höhe des Mitgliedsbeitrages und der Aufnahmegebühr entscheidet der erweiterte Bundesvorstand mit Zweidrittelmehrheit der Anwesenden.
5. Über die Einstellung und Entlassung von haupt- oder nebenberuflichen Mitarbeitern, über die Festsetzung von Löhnen und Gehältern oder über die Zahlung von Entschädigungen oder Kostenaufwendungen für Verbandsvertreter oder Dritte entscheidet der Bundesvorstand mit Zweidrittelmehrheit.
 
§ 5 Jahresrechnung
1. In der Jahresschlussrechnung per 31.12. ist das Ergebnis der Finanzwirtschaft nachzuweisen. Es sind die Einnahmen und Ausgaben, die Forderungen und Verbindlichkeiten, die eingegangenen Zahlungsverpflichtungen sowie alle Salden, getrennt nach Hauptverband und Landesverbänden auszuweisen.
2. Darüber hinaus sind dem Bundesvorstand vierteljährliche Zwischenabrechnungen über die Inanspruchnahme des Haushaltsetats vorzulegen. Mit den vierteljährlichen Zwischenabrechnungen sind Bundesvorstand und Landesvorstände insbesondere über Beitragsrückstände der Mitglieder zu informieren.
3. Die Jahresschlussrechnung ist innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres zu erstellen und im Bundesvorstand in der nach der Fertigstellung folgenden Sitzung zu beraten.
 
§ 6 Rechnungsprüfung
1. Die auf der Mitgliederversammlung/Delegiertenkonferenz des Verbandes gewählten Rechnungsprüfer haben mindestens einmal jährlich die Prüfung der Kassengeschäfte (Buchhaltung) vorzunehmen.
2. Die gewählten Rechnungsprüfer dürfen in der vorangegangenen Amtszeit nicht Mitglied im Vorstand gewesen sein.
3. Den Rechnungsprüfern sind alle Unterlagen, die für die Kassenprüfung erforderlich sind wie Haushaltspläne, Nachtragshaushaltspläne, Monatsabschlüsse, Zahlungs- und Buchungsbelege, Bankauszüge, Mittelverwendungsbeschlüsse des Verbandes oder der Landesverbände u.a. zur Verfügung zu stellen.
4. Nach jeder Prüfung ist ein Abschlussgespräch mit dem/der Schatzmeister/in zu führen und ein Protokoll für den Bundesvorstand zu fertigen.
5. Bei festgestellten Verstößen, Nichteinhaltung oder Nichterfüllung erteilter Auflagen bzw. mangelhafter Erledigung der Aufgaben gem. Funktionsbeschreibung haben die Rechnungsprüfer den Bundesvorstand sofort schriftlich zu informieren.
6. Auf der Mitgliederversammlung / Delegiertenkonferenz des Verbandes ist der Rechnungsprüfungsbericht für das letzte Geschäftsjahr vorzulegen. Auf Grund dieses Berichtes wird über die Entlastung des Vorstandes entschieden.
 
§ 7 Führung, Einrichtung und Arbeitsweise der Verbandskasse
1. Über die Verbandskasse werden alle Kassengeschäfte des Verbandes abgewickelt. Nebenkassen dürfen nicht geführt werden.
2. Die verantwortliche Leitung der Kassenverwaltung (Buchhaltung) obliegt dem/der Schatzmeister/in.
3. Die Kassenverwaltung des Verbandes ist so einzurichten und zu führen, dass sie die Aufgaben sach- und ordnungsgemäß erfüllen kann und Kosten und Buchungen dem Verband bzw. den jeweiligen Landesverbänden zugeordnet werden können. Wertgegenstände, Zahlungsmittel, Buchungsbelege sowie weitere Unterlagen mit verbandsspezifischem und internem Inhalt sind gesichert aufzubewahren.
4. Der Zahlungsverkehr ist möglichst unbar abzuwickeln. Davon nicht betroffen sind Baraus- oder -einzahlungen durch den/die Schatzmeister/in aus der oder in die Portokasse gegen Quittung oder Beleg, die einen Betrag von € 1.000,00 nicht übersteigen.
5. Über jede Einnahme und Ausgabe ist ein prüfungsfähiger und aussagekräftiger Beleg zu fertigen.
6. Die Buchungen und die erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, klar, übersichtlich und nachprüfbar sein; sie sind sofort vorzunehmen. Die Aufbewahrungspflicht für alle Finanzbücher, Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie zu ihrem Verständnis erforderlichen Anweisungen regelt sich entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen und Festlegungen.
 
§ 8 Einnahmen des Verbandes
1. Die zur Durchführung der Aufgaben des Verbandes erforderlichen Mittel sind u.a. durch folgende Einnahmen zu sichern: Beiträge und Gebühren von seinen Mitgliedern und sonstige Einnahmen.
2. Beiträge sind Aufnahmebeiträge und Mitgliedsbeiträge. Ihre jeweilige Höhe richtet sich nach der wirtschaftlichen Notwendigkeit und wird auf der Bundesvorstandssitzung mit Zweidrittelmehrheit des erweiterten Bundesvorstandes gem. §4, Pkt.4 beschlossen.
3. Gebühren sind Rechtsbehelfsgebühren und Mahngebühren.
4. Sonstige Einnahmen sind u. a. Strafgelder, Finanzhilfen, Zuschüsse und Spenden von dritter Seite, Zusatzbeiträge oder Sondereinnahmen der Landesverbände, Zahlungen Dritter für erbrachte Leistungen des Verbandes oder einzelner Verbandsvertreter sowie einmalige oder widerkehrende  Erhebungen für Sonderzwecke, z.B. Teilnahmegebühren für Schulungen oder Veranstaltungen oder Gebühren im Zusammenhang mit einem Zertifizierungsverfahren.
 
§ 9 Aufnahmegebühren / Beiträge
1. Gebühren und Beiträge regelt die Beitrags- und Gebührenordnung.
 
§ 10 Ausgaben des Verbandes
1. Im jährlichen Haushaltsplan des Verbandes sind alle notwendigen Ausgaben für die Aufgabenerfüllung des Verbandes und seiner Organe, Unterorgane, Funktionsträger und Landesverbände aufzunehmen.
2. Ausgaben des Verbandes sind u.a.
o Mieten, Pachten und ähnliche Leistungen,
o Kosten für Sitzungen, Tagungen und Arbeitsaufträge,
o Inventarbeschaffung,
o Lehrgänge und Schulungskosten,
o Personalkosten,
o Reisekosten,
o Verwaltungskosten und allgemeine Geschäftskosten,
o Versicherungsprämien,
o öffentliche Ausgaben und Beiträge,
o Anteilsauszahlungen an die Landesverbände und Auszahlungen aus Zusatzbeiträgen oder
Sondereinnahmen für die Landesverbände,
o Auszeichnungen.
 
§ 11 Erstattung von Auslagen
1. Den Mitgliedern der Organe, Unterorgane, Ausschüsse und anderen satzungsmäßigen Gremien sowie hauptamtlichen Mitarbeitern und ehrenamtlichen Funktionsträgern werden die Auslagen grundsätzlich durch die Gewährung von Übernachtungsgeldern sowie Fahrtkosten- und Auslagenersatz erstattet, deren Höhe sich nach den nachweislich entstandenen Kosten richtet bzw. vom Bundesvorstand festgesetzt wird.
2. Reisekosten werden nach dem Bundesreisekostengesetz erstattet.
 
§ 12 Schlussbestimmung
1. Über alle Finanz-, Kassen- und Wirtschaftsangelegenheiten, die in dieser Finanzordnung im einzelnen nicht
geregelt sind, entscheidet der Bundesvorstand.
 
§ 13 Inkrafttreten
1. Diese Finanzordnung tritt mit Beschluss des erweiterten Bundesvorstandes vom 04.05.2015 in Kraft und ersetzt die bisher gültige Version.
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19.06.2017 11:06:00